Улучшение процесса работы
1. Деловая игра: "Амбициозный план"
Положение дел
- Не во всех компаниях сотрудники вовлекаются в улучшение своих рабочих процессов.
- Не становятся исключением организации, где используется бережливое производство. Сотрудники не спешат следовать установленным принципам, правилам, регламентам. Не редко мы наблюдаем у работников формальный подход, низкую вовлеченность, они имитируют применение внедряемых инструментов.
- С учетом высокой текучки кадров вовлечение новых сотрудников в процессы улучшения становится задачей с вызовом.
- В каждодневной практике решения рутинных задач многие привыкают к сложившимся обстоятельствам и не видят необходимости улучшения рабочих процессов, не находят на это времени.
- Часто, когда чья-то идея не находит поддержки, ее автор разочаровывается и перестает за нее бороться.
- Наша деловая игра будет полезной, если в вашей компании:
- Амбициозные планы
- Запланированы новые проекты
- Происходит / планируется бурный рост
- Появились новые руководители, сотрудники
- Текучка кадров
- Не хватает трудовых ресурсов
- Идет перестройка с гос. рельсов на коммерческие
- Внедряете или уже внедрили бережливое производство или другую систему управления
Тренинг
Блок #1. Деловая игра: "Амбициозный план"
Цель: вовлечь участников в процесс улучшения своей работы, показать им простые и действенные инструменты, с помощью которых можно добиться позитивных изменений.
Тренер информирует участников о контрольном испытании, которое им предстоит пройти по окончании обучения. Участникам предлагается защитить мини-проект по улучшениям в одном из своих рабочих процессов. Отвечает на вопросы участников тренинга.
Групповая работа:
- Тренер организует деловую игру, в которой участникам предстоит осуществить не сложный рабочий процесс для выполнения амбициозного плана.
- Эту деловую игру мы проводим более 15 лет в самых разных компаниях. Не смотря на то, что участникам предлагается простая работа, более 80% команд не могут с ней справиться до тех пор, пока не найдут способ, как ее улучшить.
- По отзывам участников, наш кейс на все 100% моделирует их реальность и положение дел в компании.
- По итогам первых 5 раундов тренер делает с участниками "разбор полетов". Помогает им проанализировать свои действия. Дает первые инструменты, для улучшения процесса работы:
- Правила групповой дискуссии
- Матрица рабочих операций
- Визуализация рабочего процесса
Домашнее задание
- Участникам предлагается оценить сложившееся положение дел в деловой игре. Составить матрицу рабочих операций, сделать список проблем, которые мешают достигать поставленных целей. Сгруппировать их, подумать о вариантах решения.
- Проанализировать один из рабочих процессов на своем рабочем месте. По аналогии с деловой игрой составить матрицу рабочих операций и список проблем в этом процессе.
Подведение итогов первого дня обучения
Итог
- Выполняя очень простую работу, участники обнаруживают, что не могут достичь плановых показателей. Это вовлекает их в процесс решения кейса, они стремятся найти способы как улучшить свою работу.
- Участники проводят параллели между ситуацией в кейсе с положением дел на своем рабочем месте.
- Осознают привычные и не эффективные модели поведения на уровне командного взаимодействия при поиске и продвижении новых идей. Многие команды застревают на этапе "Бурлящий котел".
- Тренер помогает команде выработать правила обсуждения идей в группе.
2. Оцифровка рабочих процессов
Положение дел
- Участники не составляют матрицу рабочих операций и не визуализируют рабочий процесс.
- Не структурируют проблемное поле процесса работы, не оцифровывают процесс и детально не анализируют, что мешает осуществлять работу лучше.
Тренинг
Блок #2. Визуализация процесса работы
Цель. Анализ результатов домашней работы и отработка у участников навыков: составления матрицы рабочих операций, оценки узких и проблемных мест в процессе работы, следования правилам групповой дискуссии.
Работа в группе (если участников более 10 чел., то сначала работа в 2-х подгруппах)
- По итогам выполнения домашней работы тренер помогает участникам организовать анализ идей по улучшению рабочего процесса в кейсе. Показывает участникам как структурировать обсуждение идей в группе.
- Участники делятся результатами выполнения домашней рабты, задают вопросы, согласовывают мнения, визуализируют схему рабочего процесса для решения кейса. Если работа была организована в подгруппах, то на финале две схемы объединяются в одну.
- Участники показывают схемы своих рабочих процессов, задают друг другу вопросы, делают оценки и комментарии. Тренер подводит итоги упражнения.
Блок #3. Оцифровка рабочих операций
Цель: научить участников оцифровывать рабочий процесс, находить узкие места, анализировать потери.
Разминка
Индивидуально участники решают интеллектуальную задачу. Потом делают это в парах-тройках. После, озвучивают решения в группу. Тренер подводит итоги упражнения.
Групповая работа:
- Тренер проводит небольшую коучинговую сессию с группой и помогает сделать математическую проверку вероятности выполнения плановых показателей в кейсе.
- Участники оцифровывают процесс работы, заданный в кейсе. Определяют узкие места, слабые переменные, считают потери.
- Переносят полученные данные на схему процесса, определяют места, где в первую очередь необходимы улучшения.
Мини-лекция. Тренер приводит примеры оцифровки разных рабочих процессов, рассказывает о видах потерь.
Домашнее задание
- Участникам предлагается подумать, какие улучшения возможно осуществить для работы из кейса. Аргументировать свои идеи, опираясь на оцифровку работы.
- Участникам предлагается оцифровать работу своего рабочего места, для которой они ранее составили матрицу рабочих операций. Найти в процессе узкие места, потери.
Подведение итогов второго дня обучения
Итог
- Участники отработали навык составления матрицы рабочих операций и визуализации рабочего процесса.
- Получили опыт оцифровки процесса выполняемой работы, нахождения узких и проблемных мест, где требуются улучшения.
3. Генерация идей по улучшению работы
Положение дел
- Участники генерируют идеи без привязки к существующим проблемам, не прорабатывают свои идеи, отказываются от них при появлении первых препятствий.
- В ходе группового обсуждения не прислушиваются друг к другу, не управляют групповой дискуссией.
- Не стремятся оцифровывать и проверять свои идеи на практике. Действуют по принципу: "получилось / не получилось".
Тренинг
Блок #4. Анализ результатов домашней работы
Цель: отработка у участников навыков оцифровки их рабочих процессов.
Обсуждение в группе. Участники показывают результаты выполнения домашней рабты, задают вопросы, оценивают качество оцифровки и визуализацию проблемных участков в процессе работы, делают комментарии. Тренер подводит итоги упражнения.
Блок #5. Генерация и оценка идей
Цель: на примере деловой игры научить участников способу поиска и проработки идей, используя Карточку: "Паспорт проблемы".
Разминка. Тренер проводит с группой короткую интеллектуальную разминку.
Групповая работа:
- Участники озвучивают свои идеи по улучшению проблемных участков процесса работы из кейса.
- Тренер показывает алгоритм и примеры проработки идей, знакомит с Карточкой: "Паспорт проблемы".
- Участники делают оценку и проверку своих идей. Повторяют цикл: оцифровка процесса, нахождения узких мест, поиск новых решений и их аппробация.
- Находят способ улучшения работы в кейсе.
Домашнее задание
- Тренер предлагает участникам подготовить план внедрения улучшений и программу обучения заинтересованных сотрудников. Коллегам необходимо сообщить, как осуществлять работу с улучшениями.
- Участникам предлагается найти способы улучшения процесса работы на их рабочем месте, подготовить план их внедрения и программу обучения.
Подведение итогов третьего дня обучения
Итог
- Участники отрабатывают навык проработки своих идей, используя Карточку: "Паспорт проблемы". Находят аргументы в их защиту, не ленятся проверять их на практике.
- Научаются управлять дискуссией во время мозгового штурма. Структурируют анализ и оценку идей.
4. Зачет
Положение дел
- Необходимость защиты проекта мотивирует участников проявлять большую активность в обучении и вовлекает их в процесс поиска новых идей по улучшению своей работы.
Контрольные испытания
Тест
Цель: проверка теоретических знаний участников по курсу обучения.
Участники проходят тест на компьютере.
Защита мини-проекта
Цель: проверка практических знаний участников по курсу обучения и получение от них предложений по улучшению рабочих процессов в компании.
Каждый участник (или пара участников) защищают свой проект по улучшениям в одном из рабочих процессов на своем рабочем месте. Кроме оцифрованных идей в проекте предлагается план внедрения нововведений и обучения коллег.
На защите присутствуют участники тренинга и руководство организации. Они задают вопросы, оценивают идеи и проекты, высказывают свои предложения, делают комментарии, принимают решения.
Итог
- Участники научаются делать проекты по улучшению рабочих процессов в компании и защищать их перед руководством.
- Компания получает новые идеи по улучшению работы сотрудников.