Улучшение процесса работы

1. Деловая игра: "Амбициозный план"

Положение дел

1. Не во всех компаниях сотрудники вовлекаются в улучшение своих рабочих процессов.
2. Не становятся исключением организации, где используется бережливое производство. Сотрудники не спешат следовать установленным принципам, правилам, регламентам. Не редко мы наблюдаем у работников формальный подход, низкую вовлеченность, они имитируют применение внедряемых инструментов.
3. С учетом высокой текучки кадров вовлечение новых сотрудников в процессы улучшения становится задачей с вызовом.
4. В каждодневной практике решения рутинных задач многие привыкают к сложившимся обстоятельствам и не видят необходимости улучшения рабочих процессов, не находят на это времени.
5. Часто, когда чья-то идея не находит поддержки, ее автор разочаровывается и перестает за нее бороться.
6. Наша деловая игра будет полезной, если в вашей компании:
• Амбициозные планы
• Запланированы новые проекты
• Происходит / планируется бурный рост
• Появились новые руководители, сотрудники
• Текучка кадров
• Не хватает трудовых ресурсов
• Идет перестройка с гос. рельсов на коммерческие
• Внедряете или уже внедрили бережливое производство или другую систему управления

Тренинг

Блок #1. Деловая игра: "Амбициозный план"

Цель: вовлечь участников в процесс улучшения своей работы, показать им простые и действенные инструменты, с помощью которых можно добиться позитивных изменений.

Тренер информирует участников о контрольном испытании, которое им предстоит пройти по окончании обучения. Участникам предлагается защитить мини-проект по улучшениям в одном из своих рабочих процессов. Отвечает на вопросы участников тренинга.

Групповая работа:

• Тренер организует деловую игру, в которой участникам предстоит осуществить не сложный рабочий процесс для выполнения амбициозного плана.
• Эту деловую игру мы проводим более 15 лет в самых разных компаниях. Не смотря на то, что участникам предлагается простая работа, более 80% команд не могут с ней справиться до тех пор, пока не найдут способ, как ее улучшить.
• По отзывам участников, наш кейс на все 100% моделирует их реальность и положение дел в компании.
• По итогам первых 5 раундов тренер делает с участниками "разбор полетов". Помогает им проанализировать свои действия. Дает первые инструменты, для улучшения процесса работы:
1. Правила групповой дискуссии
2. Матрица рабочих операций
3. Визуализация рабочего процесса

Домашнее задание

1. Участникам предлагается оценить сложившееся положение дел в деловой игре. Составить матрицу рабочих операций, сделать список проблем, которые мешают достигать поставленных целей. Сгруппировать их, подумать о вариантах решения.
2. Проанализировать один из рабочих процессов на своем рабочем месте. По аналогии с деловой игрой составить матрицу рабочих операций и список проблем в этом процессе.

Подведение итогов первого дня обучения

Итог

1. Выполняя очень простую работу, участники обнаруживают, что не могут достичь плановых показателей. Это вовлекает их в процесс решения кейса, они стремятся найти способы как улучшить свою работу.
2. Участники проводят параллели между ситуацией в кейсе с положением дел на своем рабочем месте.
3. Осознают привычные и не эффективные модели поведения на уровне командного взаимодействия при поиске и продвижении новых идей. Многие команды застревают на этапе "Бурлящий котел".
4. Тренер помогает команде выработать правила обсуждения идей в группе.

2. Оцифровка рабочих процессов

Положение дел

• Участники не составляют матрицу рабочих операций и не визуализируют рабочий процесс.
• Не структурируют проблемное поле процесса работы, не оцифровывают процесс и детально не анализируют, что мешает осуществлять работу лучше.

Тренинг

Блок #2. Визуализация процесса работы

Цель. Анализ результатов домашней работы и отработка у участников навыков: составления матрицы рабочих операций, оценки узких и проблемных мест в процессе работы, следования правилам групповой дискуссии.

Работа в группе (если участников более 10 чел., то сначала работа в 2-х подгруппах)

1. По итогам выполнения домашней работы тренер помогает участникам организовать анализ идей по улучшению рабочего процесса в кейсе. Показывает участникам как структурировать обсуждение идей в группе.
2. Участники делятся результатами выполнения домашней рабты, задают вопросы, согласовывают мнения, визуализируют схему рабочего процесса для решения кейса. Если работа была организована в подгруппах, то на финале две схемы объединяются в одну.
3. Участники показывают схемы своих рабочих процессов, задают друг другу вопросы, делают оценки и комментарии. Тренер подводит итоги упражнения.

Блок #3. Оцифровка рабочих операций

Цель: научить участников оцифровывать рабочий процесс, находить узкие места, анализировать потери.

Разминка

Индивидуально участники решают интеллектуальную задачу. Потом делают это в парах-тройках. После, озвучивают решения в группу. Тренер подводит итоги упражнения.

Групповая работа:

1. Тренер проводит небольшую коучинговую сессию с группой и помогает сделать математическую проверку вероятности выполнения плановых показателей в кейсе.
2. Участники оцифровывают процесс работы, заданный в кейсе. Определяют узкие места, слабые переменные, считают потери.
3. Переносят полученные данные на схему процесса, определяют места, где в первую очередь необходимы улучшения.

Мини-лекция. Тренер приводит примеры оцифровки разных рабочих процессов, рассказывает о видах потерь.

Домашнее задание

1. Участникам предлагается подумать, какие улучшения возможно осуществить для работы из кейса. Аргументировать свои идеи, опираясь на оцифровку работы.
2. Участникам предлагается оцифровать работу своего рабочего места, для которой они ранее составили матрицу рабочих операций. Найти в процессе узкие места, потери.

Подведение итогов второго дня обучения

Итог

• Участники отработали навык составления матрицы рабочих операций и визуализации рабочего процесса.
• Получили опыт оцифровки процесса выполняемой работы, нахождения узких и проблемных мест, где требуются улучшения.

3. Генерация идей по улучшению работы

Положение дел

• Участники генерируют идеи без привязки к существующим проблемам, не прорабатывают свои идеи, отказываются от них при появлении первых препятствий.
• В ходе группового обсуждения не прислушиваются друг к другу, не управляют групповой дискуссией.
• Не стремятся оцифровывать и проверять свои идеи на практике. Действуют по принципу: "получилось / не получилось".

Тренинг

Блок #4. Анализ результатов домашней работы

Цель: отработка у участников навыков оцифровки их рабочих процессов.

Обсуждение в группе. Участники показывают результаты выполнения домашней рабты, задают вопросы, оценивают качество оцифровки и визуализацию проблемных участков в процессе работы, делают комментарии. Тренер подводит итоги упражнения.

Блок #5. Генерация и оценка идей

Цель: на примере деловой игры научить участников способу поиска и проработки идей, используя Карточку: "Паспорт проблемы".

Разминка. Тренер проводит с группой короткую интеллектуальную разминку.

Групповая работа:

1. Участники озвучивают свои идеи по улучшению проблемных участков процесса работы из кейса.
2. Тренер показывает алгоритм и примеры проработки идей, знакомит с Карточкой: "Паспорт проблемы".
3. Участники делают оценку и проверку своих идей. Повторяют цикл: оцифровка процесса, нахождения узких мест, поиск новых решений и их аппробация.
4. Находят способ улучшения работы в кейсе.

Домашнее задание

1. Тренер предлагает участникам подготовить план внедрения улучшений и программу обучения заинтересованных сотрудников. Коллегам необходимо сообщить, как осуществлять работу с улучшениями.
2. Участникам предлагается найти способы улучшения процесса работы на их рабочем месте, подготовить план их внедрения и программу обучения.

Подведение итогов третьего дня обучения

Итог

• Участники отрабатывают навык проработки своих идей, используя Карточку: "Паспорт проблемы". Находят аргументы в их защиту, не ленятся проверять их на практике.
• Научаются управлять дискуссией во время мозгового штурма. Структурируют анализ и оценку идей.

4. Зачет

Положение дел

• Необходимость защиты проекта мотивирует участников проявлять большую активность в обучении и вовлекает их в процесс поиска новых идей по улучшению своей работы.

Контрольные испытания

Тест

Цель: проверка теоретических знаний участников по курсу обучения.

Участники проходят тест на компьютере.

Защита мини-проекта

Цель: проверка практических знаний участников по курсу обучения и получение от них предложений по улучшению рабочих процессов в компании.

Каждый участник (или пара участников) защищают свой проект по улучшениям в одном из рабочих процессов на своем рабочем месте. Кроме оцифрованных идей в проекте предлагается план внедрения нововведений и обучения коллег.

На защите присутствуют участники тренинга и руководство организации. Они задают вопросы, оценивают идеи и проекты, высказывают свои предложения, делают комментарии, принимают решения.

Итог

• Участники научаются делать проекты по улучшению рабочих процессов в компании и защищать их перед руководством.
• Компания получает новые идеи по улучшению работы сотрудников.

Доп. информация